Księgi rachunkowe - Polski Serwis Naukowy

Księgi rachunkowe prowadzone są na podstawie dowodów księgowych i ujmują zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym. Obejmują one zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów.

Sprzedaż – umowa cywilna, w której: ...sprzedawca zobowiązuje się przenieść na kupującego własność rzeczy i wydać mu rzecz, a kupujący zobowiązuje się rzecz odebrać i zapłacić sprzedawcy cenę. (art.535 kc)

Postępowanie upadłościowe - procedura regulująca zasady wspólnego dochodzenia roszczeń wierzycieli od niewypłacalnych dłużników będących przedsiębiorcami oraz skutki ogłoszenia upadłości (postępowanie upadłościowe zostało uregulowane ustawą z dnia 28 lutego 2003 r. - "Prawo upadłościowe i naprawcze" Dz. U. z 2003 r. Nr 60, poz. 535). Naczelną zasadą postępowania upadłościowego jest jego prowadzenie w taki sposób aby roszczenia wierzycieli mogły zostać zaspokojone w jak najwyższym stopniu, a jeśli racjonalne względy na to pozwolą - dotychczasowe przedsiębiorstwo dłużnika zostało zachowane.

Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki. Mogą być prowadzone poza siedzibą jednostki, w przypadku powierzenia ich prowadzenia jednostce uprawnionej - zgodnie z obowiązującymi przepisami - do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. W takiej sytuacji kierownik jednostki jest obowiązany:

Saldo (łac. solidus) – stan konta księgowego w rachunkowości przedsiębiorstw wykazywany w danym dniu jako różnica między sumami zapisów strony "Wn" (Winien) i strony "Ma" konta. Saldo konta księgowego pozwala ustalić stan składnika ewidencjonowanego na tym koncie (np. stan zapasów magazynowych, stan gotówki w kasie, salda rozrachunków z kontrahentami). W zależności od rodzaju konta, saldo może występować po stronie "Winien" lub "Ma" (niektóre konta dopuszczają występowanie salda tylko po jednej stronie, np. konta ewidencjonujące koszty działalności podstawowej, środki trwałe, umorzenie środków trwałych).

Rok podatkowy, rok obrotowy – w prawie podatkowym, okres rozliczeniowy składający się zwykle z dwunastu kolejno następujących po sobie miesięcy, najczęściej pokrywających się z rokiem kalendarzowym. Przykładowo jednak w Zjednoczonym Królestwie rok podatkowy zaczyna się 6 kwietnia, zaś w Stanach Zjednoczonych 1 października.

powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia ich wydania poza siedzibę jednostki,

zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontrolne.

Otwarcia ksiąg rachunkowych dokonuje się na:

dzień rozpoczęcia działalności,

początek każdego następnego roku obrotowego,

dzień zmiany formy prawnej, połączenia lub podziału jednostki,

dzień rozpoczęcia likwidacji lub postępowania upadłościowego.

Księgi otwiera się w ciągu 15 dni od dnia wymienionych zdarzeń. Otwarcia ksiąg rachunkowych pod datą rozpoczęcia działalności dokonuje się przez wprowadzenie do ewidencji księgowej stanu aktywów i pasywów, potwierdzonego spisem z natury rzeczowych składników majątku i gotówki (inwentaryzacja).

Zestawienie obrotów i sald – zestawienie obejmujące wykaz wszystkich kont syntetycznych, ich salda początkowe, obroty debetowe i kredytowe oraz salda końcowe. Nazywane czasami bilansem próbnym. Zestawienie to pełni funkcję kontrolną oraz informacyjną. Zgodnie z artykułem 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości zestawienie obrotów i sald powinno być sporządzane nie rzadziej niż na koniec miesiąca i powinno zawierać:

Ewidencja - wykaz, spis dotyczący np. zatrudnienia czy obrotów. W przedsiębiorstwach najczęściej występującą formą ewidencji jest ewidencja przychodów (sprzedaży) prowadzona w celu ustalenia wysokości podatku dochodowego czy ewidencje sprzedaży i zakupu prowadzone w celu ustalenia wysokości obciążeń z tytułu podatku od towarów i usług. Ewidencja jest wykazem ilościowym, wartościowym lub asortymentowym.

Księgi rachunkowe zamyka się na:

dzień kończący rok obrotowy,

dzień zakończenia działalności, w tym również sprzedaży i zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego,

dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, postawienia w stan likwidacji lub upadłości.

Księgi zamyka się nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia tych zdarzeń. Ostateczne zamknięcie ksiąg jednostki powinno być dokonane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

Amortyzacja nazywana czasami konsumpcją kapitału, oznacza zmniejszenie się wartości dobra kapitałowego w pewnym okresie w wyniku użytkowania lub starzenia się. Można mówić o amortyzacji kredytu (rozłożeniu jego spłaty), ale najczęściej pojęcie to odnosi się do amortyzacji księgowej.

Kierownik jednostki - zgodnie z ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (art.3, ust.1 pkt.6) - członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członkowie tego organu, powołani do pełnienia tej funkcji zgodnie z postanowieniami umowy spółki, statutu lub innymi obowiązującymi jednostkę przepisami prawa. Wyłączeniu podlegają pełnomocnicy ustanowieni przez jednostkę.

Księgi rachunkowe obejmują:

dziennik – służy do zapisywania w porządku chronologicznym, dzień po dniu, danych o operacjach gospodarczych. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły
konta księgi głównej – wprowadza się pod datą otwarcia ksiąg rachunkowych salda początkowe aktywów i pasywów, a następnie dokonuje zapisów wszystkich operacji za kolejne miesiące, zarejestrowanych uprzednio lub jednocześnie w dzienniku
konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) – prowadzi się w szczególności dla:
1. środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonanych od nich odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych)
2. rozrachunków z kontrahentami
3. rozrachunków z pracownikami
4. operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych)
5. operacji zakupu (obce faktury i inne dowody)
6. kosztów
zestawienie obrotów i sald księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych
wykaz składników aktywów i pasywów