Zarządzanie ryzykiem - projektowanie

Ten artykuł dotyczy pojęcia dotyczacego projektowania. Zapoznaj się również z: inne znaczenia tego słowa.

Zarządzanie ryzykiem w projekcie – to zarządzanie polegające na monitorowaniu i obniżaniu ryzyka do poziomu akceptowalnego przez menedżera projektu.

Według metodyki PMBOK zarządzanie ryzykiem składa się z następujących procesów głównych:

Planowanie zarządzania ryzykiem
Identyfikacja ryzyka
Jakościowa analiza ryzyka
Ilościowa analiza ryzyka
Planowanie reakcji na ryzyko
Monitorowanie i kontrolowanie ryzyka

Planowanie zarządzania ryzykiem

Jest to zbiór czynności, które mają na celu z jednej strony skłonienie menedżera projektu do przygotowania i zorganizowania procesu zarządzania ryzykiem, z drugiej zaś mają one doprowadzić do powstania infrastruktury organizacyjnej, której zadaniem będzie podjęcie działań zmierzających do: izolowania i zmniejszenia ryzyka, eliminowania ryzyka (jeśli jest to możliwe i uzasadnione), przy-gotowania alternatywnych sposobów działania oraz określenia rezerw czasowych i pieniężnych w celu zabezpieczenia przed zagrożeniami mogącymi pojawić się podczas planowania i wykonywania prac projektowych. Materiałami wejściowymi do planowania procesu zarządzania ryzykiem są: karta projektu, polityka organizacji w zakresie zarządzania ryzykiem, ewidencja ról i obowiązków pracowników, wytyczne dotyczące tolerancji interesariuszy (udziałowców projektu) wobec możliwych ryzyk, szablony planu zarządzania ryzykiem w firmie (jeżeli takie istnieją) oraz struktura podziału pracy. Materiały te powinny być wykorzystane podczas spotkań, których celem będzie stworzenie planu zarządzania ryzykiem. Plan taki powinien zawierać:

Zarządzanie projektem – zbiór czynności wykonywanych w celu osiągnięcia wyznaczonych celów głównych i pośrednich w skończonym czasie. Zawiera się w nim między innymi planowanie, harmonogramowanie, realizacja i kontrola zadań potrzebnych do osiągnięcia celów projektu.
PMBOK Guide (ang. A Guide to the Project Management Body of Knowledge) jest zbiorem standardów i rozwiązań w dziedzinie zarządzania projektami zebranych i opublikowanych przez członków PMI (Project Management Institute). Standard PMBOK Guide jest to zbiór powszechnie uznanych praktyk znajdujących zastosowanie w zarządzaniu projektami.

metodykę określającą sposoby, narzędzia i źródła danych, które należy wykorzystać w zarządzaniu ryzykiem,

opis ról i obowiązków poszczególnych zespołów roboczych jak i indywidualnych pracowników organizacji względem procesu zarządzania ryzykiem,

całkowity budżet projektu oraz kwotę przeznaczoną na proces zarządzania ryzykiem,

listę terminów określających wszystkie działania związane z procesem zarządzania ryzykiem na wszystkich etapach projektu,

system oceny i interpretacji zdarzeń mogących wywołać niepożądany przebieg projektu,

progi akceptacji, czyli kryteria określające, kiedy powinny zostać podjęte działania będące odpowiedzią na zaistniałe ryzyko,

sposoby tworzenia dokumentacji procesu zarządzania ryzykiem oraz

charakterystykę procesu śledzenia ryzyka w czasie realizacji projektu.

Identyfikacja ryzyka

Są to działania, których celem jest wykrycie źródeł ryzyka, a następnie ich usystematyzowanie według przyjętych kategorii. Identyfikacja ryzyka w metodyce PMBOK jest procesem iteracyjnym, wykonuje się ją wielokrotnie zarówno podczas planowania, jak i w trakcie realizacji projektu. Materiałami wejściowymi do identyfikacji ryzyka są:

SWOT – jedna z najpopularniejszych heurystycznych technik analitycznych, służąca do porządkowania informacji. Bywa stosowana we wszystkich obszarach planowania strategicznego jako uniwersalne narzędzie pierwszego etapu analizy strategicznej. Np. w naukach ekonomicznych jest stosowana do analizy wewnętrznego i zewnętrznego środowiska danej organizacji, (np. przedsiębiorstwa), analizy danego projektu, rozwiązania biznesowego itp.
Zarządzanie należy do nauk ekonomicznych. Od początku XX wieku, odkąd zarządzanie próbowano oprzeć na naukowych podstawach, aż do lat 60. XX wieku zarządzanie pojmowane było jako działanie kierownicze, obejmujące następujące sekwencje postępowania: Planowanie, Organizowanie, Motywowanie i Kontrolowanie, nazywane klasycznymi funkcjami zarządzania. Klasyczne funkcje zarządzania wyróżnił pierwszy "klasyk" zarządzania Henri Fayol. Jednakże paradygmat zarządzania zmienił się od tego czasu radykalnie, więc warto powrócić do starszej, bardziej ogólnej definicji: zarządzanie to sztuka bądź praktyka rozumnego stosowania środków dla osiągnięcia wyznaczonych celów.

plan zarządzania ryzykiem będący efektem poprzedniego etapu,

rezultaty procesów planowania projektu, do których należą: karta projektu, struktura podziału pracy, opis wytwarzanego produktu, harmonogram i szacunki kosztów, plany użycia zasobów, plany zamówień, listy zagrożeń i ograniczeń,

zdefiniowane kategorie ryzyka. Są to nazwy grup, do jakich będzie można zakwalifikować wszystkie niekorzystne zdarzenia mogące pojawić się podczas planowania i realizacji przedsięwzięcia. Wprowadzenie kategorii (niekiedy nazywanych profilami) umożliwia systematyzację wszystkich ryzyk projektowych. Ważne jest, by przyjęte kategorie były prawidłowo dobrane w zależności od specyfiki projektu i tym samym odpowiadały typowym źródłom ryzyka dla danej branży lub obszaru wykorzystania wytwarzanego produktu. Do często wyróżnianych kategorii ryzyka należą: ryzyko techniczne, ryzyko związane z zarządzaniem projektami ryzyko organizacyjne oraz ryzyko zewnętrzne,

dane historyczne dotyczące wcześniejszych realizacji projektów.

Proces identyfikacji ryzyka w metodyce PMBOK może być wspierany wieloma narzędziami i technikami. Wydaje się to oczywiste, gdyż przewidzenie, jakie zdarzenia mogą istotnie wpłynąć na niezrealizowanie planowanych zadań projektowych jest czynnością trudną i nie zawsze w pełni możliwą do wykonania. Do najważniejszych technik należą:

Metodyka to ustandaryzowane dla wybranego obszaru podejście do rozwiązywania problemów. Metodyka abstrahuje od merytorycznego kontekstu danego obszaru, a skupia się na metodach realizacji zadań, szczególnie metodach zarządzania.
Zarządzanie ryzykiem łączy funkcje zarządzania z monitorowaniem określonej dziedziny i zmniejszaniem możliwych w niej zagrożeń poprzez szacowanie lub estymacje wartości tzw. parametru ryzyka odnoszącego się do stanu zawartych w tej dziedzinie obiektów i zdarzeń/procesów.

przegląd dokumentacji. Jest to zwyczajowo pierwszy krok w procesie identyfikacji ryzyka. Zespół zajmujący się zarządzaniem analizuje plany i założenia projektu doszukując się potencjalnych zagrożeń,

techniki gromadzenia informacji o źródłach zagrożeń, do których zalicza się: burzę mózgów, technikę delficką, ankiety oraz analizę mocnych stron, słabych stron, szans i zagrożeń (SWOT),

listy kontrolne. Należą do narzędzi tworzonych na podstawie danych historycznych oraz wiedzy gromadzonej w podczas realizacji podobnych projektów w przeszłości. Są to proste i skuteczne narzędzia identyfikacji ryzyka. Główną wadą ich jest to, że nie można stworzyć ewidencji wszystkich potencjalnych zagrożeń projektowych,

analiza założeń projektowych – ma na celu identyfikację ryzyka wynikającą z niedokładności, niespójności lub niekompletności założeń,

techniki oparte na diagramach. Umożliwiają łatwą identyfikację symptomów ryzyka oraz przejrzyste ułożenie schematów przyczynowo skutkowych. Do popularnych technik diagramowych należą: diagramy przyczynowo-skutkowe (np. diagramy Ishikawy, rybich ości), schematy blokowe systemu, diagramy wpływu.

W wyniku użycia jednej bądź wielu powyższych technik zespół zarządzający ryzykiem otrzymuje: listę zidentyfikowanych źródeł ryzyka usystematyzowaną według określonych kategorii oraz spis czynności wyzwalających (symptomów, sygnałów ostrzegawczych) wskazujących, że wkrótce może dojść lub że już doszło do wystąpienia niekorzystnego zdarzenia.

czytaj dalej: [2], [3]

w oparciu o Wikipedię (licencja GFDL, CC-BY-SA 3.0, autorzy, historia, edycja)