Zbiór danych osobowych - Polski Serwis Naukowy

Zbiór danych osobowych to termin prawniczy, który w prawie polskim został zdefiniowany w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (ustawodawca posłużył się określeniem zbiór danych). Oznacza każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnym według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie.

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (w skrócie GIODO) – organ do spraw ochrony danych osobowych działający na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

Administrator danych osobowych – termin prawniczy, który w prawie polskim został zdefiniowany w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (ustawodawca posłużył się określeniem administrator danych). Oznacza organ, jednostkę organizacyjną, podmiot lub osobę decydujące (samodzielnie) o celach i środkach przetwarzania danych osobowych (art. 7 pkt 4). Jest to podmiot praw i obowiązków, który sprawuje władztwo nad przetwarzaniem danych osobowych przez zaciąganie zobowiązań i rozporządzanie prawami. Nie ma przy tym znaczenia fakt, czy podmiot ten jest w posiadaniu przetwarzanych danych lub sam je przetwarza.

Przykładem zbioru danych osobowych może być rejestr pacjentów przychodni lekarskiej, ewidencja podatników.

Zbiór danych powinien być zgłoszony przez administratora danych osobowych do rejestru zbiorów prowadzonego przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych przed rozpoczęciem przetwarzania danych w zbiorze.

Z obowiązku rejestracji zbiorów danych zwolnieni są administratorzy danych:

Dane wrażliwe, dane sensytywne – termin potoczny, nie występujący w ustawie o ochronie danych osobowych, oznaczający grupę szczególnie chronionych danych osobowych.

Rzecznik patentowy – inżynier lub prawnik świadczący pomoc prawną podmiotom gospodarczym, jednostkom organizacyjnym oraz osobom fizycznym w sprawach własności przemysłowej.

objętych tajemnicą państwową ze względu na obronność lub bezpieczeństwo państwa, ochronę życia i zdrowia ludzi, mienia lub bezpieczeństwa i porządku publicznego,

które zostały uzyskane w wyniku czynności operacyjno-rozpoznawczych przez funkcjonariuszy organów uprawnionych do tych czynności,

przetwarzanych przez właściwe organy dla potrzeb postępowania sądowego oraz na podstawie przepisów o Krajowym Rejestrze Karnym,

przetwarzanych przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej,

dotyczących osób należących do kościoła lub innego związku wyznaniowego, o uregulowanej sytuacji prawnej, przetwarzanych na potrzeby tego kościoła lub związku wyznaniowego,

przetwarzanych w związku z zatrudnieniem u nich, świadczeniem im usług na podstawie umów cywilnoprawnych, a także dotyczących osób u nich zrzeszonych lub uczących się,

dotyczących osób korzystających z ich usług medycznych, obsługi notarialnej, adwokackiej, radcy prawnego, rzecznika patentowego, doradcy podatkowego lub biegłego rewidenta,

tworzonych na podstawie przepisów dotyczących wyborów do Sejmu, Senatu, Parlamentu Europejskiego, rad gmin, rad powiatów i sejmików województw, wyborów na urząd Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, na wójta, burmistrza, prezydenta miasta oraz dotyczących referendum ogólnokrajowego i referendum lokalnego,

dotyczących osób pozbawionych wolności na podstawie ustawy, w zakresie niezbędnym do wykonania tymczasowego aresztowania lub kary pozbawienia wolności,

przetwarzanych wyłącznie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej,

powszechnie dostępnych,

przetwarzanych w celu przygotowania rozprawy wymaganej do uzyskania dyplomu ukończenia szkoły wyższej lub stopnia naukowego,

przetwarzanych w zakresie drobnych bieżących spraw życia codziennego.

Zgłoszenia zbioru danych osobowych dokonuje się na specjalnym formularzu, którego wzór jest określony przez Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie wzoru zgłoszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych. Sam wpis zbioru do rejestru jest czynnością materialno-techniczną. Generalny Inspektor może odmówić rejestracji zbioru danych w formie decyzji administracyjnej w ściśle określonych przypadkach (art. 44 ustawy). Odmowa rejestracji nie wyklucza możliwości złożenia ponownego wniosku o rejestrację zbioru po usunięciu wad, które były powodem odmowy. Po zarejestrowaniu zbioru Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych wydaje zaświadczenie o zarejestrowaniu zbioru tylko w przypadku, gdy w zbiorze będą przetwarzane dane wrażliwe. Ponadto zaświadczenia o zarejestrowaniu zbioru wydawane jest na każde żądanie administratora tego zbioru.

Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej – zgodnie z Konstytucją, najwyższy przedstawiciel polskich władz, gwarant ciągłości władzy państwowej, najwyższy organ państwa w zakresie władzy wykonawczej, czuwa nad przestrzeganiem postanowień i przepisów Konstytucji, zwierzchnik Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej.

Umowa (łac. contractus) – w prawie cywilnym to zgodne porozumienie dwóch lub więcej stron, ustalające ich wzajemne prawa lub obowiązki. Według bardziej szczegółowej definicji umowa to stan faktyczny polegający na złożeniu dwóch lub więcej zgodnych oświadczeń woli zmierzających do powstania, uchylenia lub zmiany uprawnień i obowiązków podmiotów składających te oświadczenia woli. Umowy są zawsze co najmniej dwustronnymi czynnościami prawnymi. Występuje jednak wyjątek jednostronny – dotyczy to podpisania weksla.

Zapoznaj się również z: ochrona danych osobowych.

Linki zewnętrzne

Definicja „zbioru danych osobowych” a orzecznictwo i stanowisko GIODO

Rejestracja zbiorów danych osobowych prowadzonych przez banki

Zapoznaj się z zastrzeżeniami dotyczącymi pojęć prawnych w Wikipedii.